L’organisation d’un événement sportif nécessite une préparation en avance, peut-être des semaines voire des mois. Il faut déjà constituer une équipe d’animateurs, respecter les différentes règles, et obtenir une autorisation. L’organisateur doit aussi prendre en considération la sécurité.
Connaître le type d’évènement à organiser
Dès le départ, il faut que vous ayez une idée précise sur le type d’événement sportif que vous souhaitez organiser. Bientôt, vous devrez contacter les mairies pour obtenir un permis, ou des mairies individuelles pour obtenir une autorisation pour les événements sportifs qui vont se dérouler dans plusieurs villes, notamment pour le cas d’un rallye. Vous devez également envisager à collecter des fonds pour financer votre événement sportif
Le sport pour l’union des employés
Depuis la nuit des temps, le sport est un évènement réunificateur. Outre la cohésion de l’équipe, il aide les uns et les autres à mieux se connaître sur d’autres domaines, en dehors du cadre du travail. En général, le séminaire sportif n’est pas uniquement focalisé sur la performance sportive, il convie également chacun à se surpasser et à donner le meilleur de lui-même dans le respect et la connaissance d’autrui. En effet, l’objectif du tournoi n’est pas de générer une atmosphère de concurrence entre les collègues. A part la cohésion future et la motivation pour le travail, les bienfaits du sport sont indéniables et inestimables.
Choisissez un lieu approprié pour la compétition
Dans le processus de préparation des événements sportifs, le choix du lieu est le facteur décisif pour le succès de l’événement. Généralement, vous pouvez organiser vos matchs au sein de votre club, mais il est parfois nécessaire de changer de lieu pour des raisons d’espace ou de planification. Différentes questions doivent être abordées afin de répondre au mieux aux besoins de chacun : l’utilisation des places de stationnement, les services de transport en commun, son accessibilité aux personnes à mobilité réduite, le nombre de personnes que le lieu peut accueillir, les équipements dont il dispose. Enfin, si le match n’a pas lieu dans votre club, pensez à l’assurance et à la licence étant donné que la vente de nourriture et d’alcool est régie par des règles spécifiques.
Élaborer un budget provisoire pour l’événement
Le budget va évoluer dans l’ensemble de l’organisation, mais cela n’empêche pas qu’on s’y attende le plus possible pour le comprendre. Vous pourriez obtenir des subventions et/ou un soutien de la part des sponsors. Il est judicieux de soumettre au moins 3 demandes de devis pour chaque prestation envisagée qu’il s’agisse ou non de votre première préparation de tournoi, sachant qu’il n’est pas facile de trouver un sponsor. Néanmoins, vous pouvez vous tourner vers des entités en fonction du tournois que vous voulez organiser.
Faire connaître votre événement
Alors que vous avez confirmé les dates et lieux, et obtenu le financement dont vous avez besoin, vous devez communiquer l’événement afin de vendre beaucoup de billets et attirer un public. Tous les moyens sont à votre disposition afin de de promouvoir votre événement entre autres internet, les réseaux sociaux, la distribution de brochures et dépliants, les affichages, la publicité écrite et la presse audiovisuelle. Mais dans tous les cas, vous devez contacter les autorités pour connaître les règles applicables à la communication dans les activités de l’association.
Les obligations légales d’organiser un tournoi ou une compétition sportive
L’organisation d’un tournoi ou d’une compétition sportive, notamment s’il se déroule sur la voie publique, est soumis à des exigences réglementaires strictes. Entre autres, une notification de l’action à l’autorité administrative compétente et demande d’un certain nombre d’autorisations.
Vous devez adresser votre déclaration à la sous-préfecture dans un délai de 6 semaines à 1 mois avant la date prévue. Elle doit être faite en double exemplaires comporter quelques informations sur l’événement, notamment la nature et le nom de l’association ou du club, la date et heure des épreuves, les lieux concernés (rue, jardin, abords du bâtiment), les coordonnées du demandeur, et une estimation du nombre de personnes présentes. Une déclaration du maire est également requise si l’événement sportif est rentable et peut attirer au moins 1 500 personnes. Après enquête, le comté de l’association a délivré un accusé de réception de la déclaration. Vous êtes également tenu d’informer l’entité autorisée une semaine avant la date de l’événement si le concours est annulé.
La souscription à une assurance
Les membres de l’association participant à l’organisation de la compétition sportive doivent bénéficier d’une assurance responsabilité civile, qu’ils soient salariés ou bénévoles. En outre, les arbitres, les juges et les agents de service de sécurité doivent également être couverts par cette assurance. Le cas échéant, vous risquez une peine d’emprisonnement et/ou des amendes.
Autres impératifs à l’organisation d’une compétition sportive
Vous devez vous occupez d’autres domaines, tels que le contrôle médical des participants, la prévision d’un service d’ordre. Vous devez également veiller au respect des règlements et les règles techniques décrétées par la fédération habilitée. Enfin, si votre course se déroule sur la voie publique ou ouverte à la circulation, installez une signalisation adaptée.
Vous souhaitez organiser des compétitions et attirer beaucoup de participants chaque année ? Contactez-nous. Nous vous partageons les secrets d’un évènement sportif réussi.