Votre direction vous a confié l’organisation du séminaire de votre entreprise, mais vous manquez d’idées ? Cette rencontre entre les collègues, qui paraît simple à première vue, requiert une réelle réflexion et une organisation spécifique afin d’atteindre les objectifs établis par votre direction. De nombreuses questions se posent à vous et c’est tout à fait normal. Vous devrez choisir un programme, un lieu, des activités, etc. Retrouvez nos conseils qui vous aideront à réussir facilement et rapidement l’organisation de votre futur séminaire d’entreprise.
Définir les objectifs
Les séminaires d’entreprise, comme tout autre événement professionnel, ne font pas exception. Ils sont organisés selon les objectifs et les cibles. En effet, l’organisation d’un évènement doit être une réponse logique aux objectifs fixés avant son organisation. Il est donc primordial de les définir ces deux points en amont avant toute chose. En effet, cela déterminera les décisions à prendre dans l’ensemble du processus organisationnel. Chaque séminaire a un objectif différent selon l’entreprise, le type de collaborateurs et les équipes concernées. Il n’est donc pas possible de concevoir le même séminaire d’entreprise pour tout le monde. Votre événement doit être sur mesure.
Choisir le thème
Le type de l’événement sera fondamentalement différent selon qu’il s’agit d’un séminaire pour les employés, pour les partenaires ou encore un séminaire pour les clients.
Par exemple, vous organisez un séminaire pour une information commune, une formation ou une rétrospective afin de revoir les bons résultats obtenus ces 6 derniers mois ou développer une nouvelle stratégie pour le travail d’équipe. Vous devez alors consacrer plus de temps aux réunions de travail de type séance plénière ou atelier de réflexion. Vous pouvez ainsi préparer des outils numériques afin d’engager vos employés et faciliter leur participation aux discussions.
Vous pouvez aussi organiser un séminaire de motivation pour renforcer l’unité de vos collaborateurs où la convivialité et l’esprit d’équipe sont au centre de ses préoccupations. Par conséquent, le but de cette conférence est plutôt de pousser et de favoriser l’échange et le partage. Dans ce cas, vous devrez prioriser les activités de team building et des animations d’événements dans votre agenda de séminaire d’entreprise.
Définir un programme équilibré pour le séminaire d’entreprise
Nous souhaitons souvent optimiser et profiter de chaque minute de notre séminaire d’entreprise afin de générer des profits. Attention toutefois à ne pas en faire trop avec de longues heures de conférence ou des activités à rallonges. Avant toute chose, vous devez commencer à définir tous les sujets qui seront abordés lors du séminaire et la façon dont les conférences, les ateliers, le brainstorming, etc. seront réalisés. En tant que principal organisateur de l’atelier, vous devez déterminer l’équilibre entre les différents temps impartis. En fonction de cela, vous pouvez bloquer par programme les heures de travail valides. N’hésitez pas à accorder un temps de pause entre chaque animation.
Choisir le lieu
Après avoir déterminé les objectifs de votre séminaire d’entreprise, vous pouvez passer au critère qui est l’une des conditions secondaires de sa réussite : le lieu. Afin de choisir le bon lieu où se déroulera votre événement, vous devrez réfléchir à ce que vous voulez y faire. Entre autres, si vous souhaitez principalement informer vos participants, optez pour un endroit calme. Les hôtels proposent un lieu de travail correspondant à vos besoins. A l’inverse, pour un séminaire de motivation, rendez-vous dans un lieu d’événement plus urbain pour des journées récréatives ou des soirées animées. Vous n’avez qu’à adapter votre événement en fonction de votre budget. En fonction du lieu du séminaire, le temps peut être sensiblement plus long pour se rendre au lieu de réunion, surtout quand on rassemble des collègues dispersés sur tout son territoire ! Vous devez donc calculer les temps de trajet ainsi que le moyen de transport, entre autres le train, bus, voiture personnelle et la logistique comme l’hébergement et la restauration.
Planifiez efficacement votre événement
Si possible, accordez-vous quelques mois pour anticiper toutes les étapes de la tenue de votre prochain séminaire d’entreprise. Bien qu’il soit certainement possible de le réduire, cela peut ne pas être confortable pour vous et le résultat final peut être compromis. En effet, vous devrez d’abord fixer une date pour vous assurer de la disponibilité de vos équipes et trouver le lieu de vos rêves. Leur présence est nécessaire pour vous donc pensez à leur envoyer un mail d’invitation lorsque vous aurez réservé l’emplacement.
En suivant ces conseils, l’organisation de votre séminaire doit être un vrai succès. N’hésitez pas à faire appel à Tiveria Organisations. Notre équipe est à votre écoute pour vous accompagner lors de la préparation de votre futur séminaire.