Généralement organisées au mois de décembre, les fêtes de fin d’année font partie d’une tradition ancrée dans l’esprit des Français. C’est une bonne occasion de faire le point sur les mois passés ensemble et de dire merci à vos employés pour les efforts qu’ils ont déployés durant l’année écoulée juste avant les fêtes de Noël. Le tout dans une atmosphère plus décontractée et festive. Voici quelques conseils pour réussir brillamment votre soirée de fin d’année.
Définir un budget spécifique pour votre fête
Tout d’abord, il faut fixer votre budget afin de définir le montant à allouer à l’événement. Vous pouvez ainsi choisir le lieu, le type de prestataire de service que vous allez contacter et le type de repas de fête que vous allez proposer à vos employés, cocktail ou apéritif.
Choisir la bonne date
Le choix de la date est très important, surtout lorsqu’il s’agit de réunir beaucoup de personnes durant les périodes de fêtes, notamment celle de la fin d’année. En effet, chaque employé a déjà prévu de passer les fêtes de fin d’année auprès de leur famille. Ainsi, il faudra éviter de programmer l’organisation de la soirée en weekend. Une soirée en milieu de semaine, par exemple un jeudi, est très convenable. Vos collaborateurs pourront se reposer tranquillement, remplis des bons souvenirs de l’ambiance festive et conviviale.
Choisissez le bon lieu
Adaptez le lieu que vous choisirez au type d’événement que vous envisagez d’organiser.
Faites en sorte qu’il ressemble à votre entreprise et respecte ses limites. La sélection de l’emplacement dépend surtout du type d’événement que vous organisez et du nombre de vos convives. Optez pour une salle privative, spacieuse avec un équipement audio est requise surtout pour vos discours. Pensez également à la sécurité de vos convives, surtout si l’alcool est servi durant votre fête.
Faites connaître l’événement à vos collaborateurs
Maintenant que vous avez peaufiné le budget, la date ainsi que le lieu, il est grand temps de diffuser l’information pour que vos convives aient le temps de se préparer. Communiquez à l’avance sur l’événement à l’aide de divers outils de communication. Entre autres sur votre tableau d’affichage, vous pouvez également envoyer des mails, des invitations ou des dépliants. Créer une publication sur les réseaux sociaux comme Facebook ou Instagram s’avère judicieux et diffusera rapidement les informations. N’oubliez pas de préciser dans votre annonce les informations essentielles, telles que la date, le lieu, y compris les indications sur l’accessibilité, le moyen de transport s’il y en a, le thème ou le code vestimentaire, ainsi que la date limite d’inscription. Vous pouvez demander un retour par mail afin d’avoir une confirmation du nombre de vos invités. Cela vous aidera à prévoir la quantité de nourritures que vous devez préparer ainsi que les animations à prévoir.
Préparez votre buffet
Vous avez le choix entre choisir le service de restauration offert par le lieu où se tient votre fête, ou faire appel à un service traiteur externe. Dans les deux cas, c’est le type d’événement que vous organisez et l’ambiance qui déterminent le genre de repas. Généralement, un cocktail dinatoire debout avec un self-service est idéal pour favoriser les discussions et la convivialité. Néanmoins, un dîner ou un déjeuner assis avec un service à table est plus approprié pour un effet plus fun. Concevez le plan des tables et aménagez la disposition de la salle selon le nombre de vos invités. Vous devez également vous renseigner sur le régime alimentaire de vos convives, notamment sur les allergies, s’ils ont un régime particulier… Certains de vos employés ne sont pas autorisés à consommer de la viande ou de l’alcool. Informez-en les serveurs. Assurez-vous de servir différents types de menus pour s’y adapter. Le mieux c’est que chacun de vos invités a trouvé le plat parfait qui lui convient.
Prévoyez des animations
Veillez à proposer des animations originales le temps d’une soirée. Vous pouvez inviter un animateur pour parer l’ambiance. Il pourra proposer entre autres un thème avec des déguisements. Cela créera des liens entre vos employés. Démarquez-vous en offrant un petit cadeau souvenir à rapporter à la maison, si vous l’avez inclus dans votre budget.
Afin d’assurer le succès des préparatifs de votre soirée de fin d’année en entreprise, faites surtout place à l’anticipation. Souvenez-vous que les fêtes sont une opportunité de partage et de convivialité.
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