Organisez votre soirée gala d'entreprise avec Tiveria Organisations

Organisez la soirée de gala de votre entreprise

 
Tous les prétextes sont bons à l’organisation d’une soirée de gala d’entreprise ! Tiveria vous donne ici les clés d’un événement réussi…
L’été est là et avec lui l’envie de faire la fête, de se retrouver, de sortir la tête de nos ordinateurs se fait ressentir ! Alors si on se penchait sur l’organisation d’une belle soirée de gala d’entreprise ?

A programmer pour la rentrée histoire de se retrouver entre collègues après les vacances d’été, ou en octobre pour entrer d’un bon pied dans la période automnale, ou en décembre avant le rush de fin d’année ! Tous les prétextes sont bons, il n’y a qu’à se lancer !

Une soirée de gala d’entreprise est toujours un moment important en interne pour célébrer la compagnie, l’appartenance et l’implication de ses salariés, pour entretenir aussi une bonne ambiance, une cohésion du groupe !

L’objectif est donc de réaliser une soirée de gala sur mesure en accord avec la personnalité de l’entreprise et qui marquera les esprits.

Une agence événementielle peut vous aider dans l’organisation de cet événement, vous n’aurez plus qu’à aiguiller, coordonner, valider !

Analyser le contexte interne de l’entreprise

L’agence pourra réaliser dans un premier temps une analyse du contexte interne de l’entreprise afin d’être en mesure de faire des propositions pertinentes sur l’organisation de la soirée de gala, et d’avoir des idées qui auront un bon impact sur vos collaborateurs.

L’agence devra analyser :
– la personnalité de l’entreprise. Est-elle joyeuse, sérieuse, créative, amicale ?
– Le sentiment d’appartenance des collaborateurs.
– Les moments forts de l’année pour l’entreprise.
– Comment se sont déroulées les précédentes soirées de gala ? Quels ont été les thèmes, les activités, l’ambiance… ?

Toutes ces informations permettront ainsi à l’agence de comprendre l’identité de votre entreprise, et de réaliser une soirée de gala à son image.

Définir l’environnement externe

L’environnement externe aussi doit être pris en compte par l’agence lors du montage d’une soirée de gala d’entreprise

– Elle doit se demander dans quel contexte économique et social l’entreprise évolue, quels sont les enjeux à venir.
– Elle pourra s’appuyer sur l’actualité événementielle de la période envisagée pour la soirée de gala : coupe du monde de foot ou festival de Cannes, saison estivale ou fin d’année sous la neige, tendance écolo ou techno… Vous pourrez ainsi développer une thématique autour d’un événement ou d’une saison… Encore une fois tous les prétextes sont bons !

Analyser le profil des participants

L’agence devra connaître précisément son public, les collaborateurs de l’entreprise ! C’est essentiel pour une organisation réussie de soirée de gala d’entreprise !

– Combien d’invités ? Les collaborateurs peuvent-ils venir accompagnés ? Y aura-t-il des enfants ?
– Votre public est-il interne et/ou externe ? (Franchisés, revendeurs, partenaires, clients)
– Quelles sont les catégories socio-professionnelles présentes ? (% de cadres, % d’employés, CSP +, CSP -) Quelle sera la répartition hommes / femmes ? l’âge moyen des participants ?

Le profil des participants est déterminant pour orienter le choix du thème, du lieu de l’événement et des animations proposées par l’agence événementielle.

Communiquer sur l’événement !

Si l’on veut vraiment faire les choses bien… vous pouvez faire créer un logo et une charte graphique spécialement conçus pour votre soirée de gala d’entreprise ! Ils pourront ainsi être déclinés sur l’ensemble des supports de communication : Invitation, Affiches en interne, Tickets boisson, Menus, Goodies, Verres à cocktail. Côté pratique, certaines agences proposent à leurs clients la conception d’un site internet dédié qui permettra de communiquer les informations pré-événement (accès, parking, hôtels, dress code, etc) et de gérer les inscriptions des participants (reporting, accès plateforme administrateur). Après l’événement, l’agence peut mettre en ligne sur le site dédié le reportage photos et le clip vidéo réalisé pendant la soirée. Vous pourrez ensuite partager le tout sur les réseaux sociaux !

Les étapes de la partie logistique !

Tout d’abord, la recherche d’un site pour accueillir votre soirée de gala d’entreprise est le véritable point de départ dans la construction de votre événement…

Vous cherchez un endroit prestigieux comme le Pavillon Baltard à Paris ou le Palais de la Bourse à Bordeaux ?? Ou bien un lieu au sein même de l’entreprise comme le toit terrasse, l’entrepôt, le hall d’accueil ??

Puis la partie aménagement du site… Votre agence événementielle se chargera de rassembler l’ensemble du mobilier nécessaire au bon déroulement de la soirée comme celui nécessaire à la restauration, celui de la partie lounge/salon, le mobilier pour la technique, les sanitaires si le lieu n’en dispose pas in situ, ainsi que de l’ensemble de la décoration intérieure et extérieure.

Déléguez également la gestion des transports à l’agence : Elle s’occupera pour vous des réservations, de l’accompagnement, de la gestion des départs et arrivées, de la surveillance des parkings, de la gestion des taxis individuels…

Des hôtesses recrutées pour l’occasion peuvent être prévues à l’accueil : elles s’occuperont des participants à leur arrivée, du vestiaire, de la distribution des tickets conso et éventuellement de la remise de cadeaux à l’issue de la soirée…

Organiser une soirée de gala d’entreprise demande un important travail de préparation et de logistique le jour même. En travaillant main dans la main avec votre agence et en suivant ces différentes étapes, vous parviendrez à créer un événement mémorable à l’image de votre entreprise !

Pour l’organisation de votre soirée de gala d’entreprise, faites-vous aider par une agence événementielle. C’est son métier ! Elle vous proposera des lieux appropriés, des prestations à choisir à la carte, un service “clé en main”, et des animations de qualité qui raviront vos invités. Tiveria Organisations a fêté en 2018 ses 20ans d’expérience ! Nous avons pour vous les idées, les thèmes, les sites et les activités les mieux adaptés à vos attentes. Tout ceci pour vous permettre de vous consacrer uniquement à votre contenu et à vos convives…

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