calculer ROI d'un événement

Calculer le ROI d’un événement ou son retour sur investissement

 
Un événement est un investissement pour une entreprise, aussi l’analyse de son ROI est essentielle pour évaluer son impact et sa rentabilité…

ROI est un acronyme du terme anglais « Return On Investment » ou retour sur investissement en français. La notion de ROI est très présente pour mesurer la rentabilité des actions de marketing, quand il est possible de mettre en relation les coûts liés à l’opération et l’activité commerciale générée. Le ROI peut être utilisé par un annonceur soucieux de mesurer l’efficacité de ses actions et investissement marketing ou par un prestataire qui souhaite montrer la « rentabilité » ou l’efficacité de sa solution.

Aujourd’hui le ROI, est le nouveau must-have du secteur de l’événementiel !

Mesurer le retour sur investissement d’un événement peut paraître difficile, mais est pourtant indispensable… Calculer le ROI permettra de justifier les investissements et coûts liés à la bonne tenue de l’événement et d’évaluer l’efficacité de cette action de communication et ses retombées commerciales. L’avantage, c’est que, désormais, grâce aux nouvelles technologies, il est possible d’évaluer l’impact de chaque étape…

Le retour sur investissement répond à la question : mon événement est-il rentable ?

Pour le savoir, vous pouvez choisir de vous focaliser sur les coûts : il s’agit là d’une vision classique, en général adoptée par les conseils d’administration et responsables financiers, qui consiste à mesurer votre retour sur investissement par l’équation suivante : Coût de l’événement / Chiffre d’affaires généré

Ou bien vous choisissez de prendre en compte la valeur globale de votre événement : ventes de billets, nombre total de participants, notoriété, image, partenariats, opportunités créées, retombées presse, évolution du chiffre d’affaires… même si l’impact de l’événement va bien au-delà du simple chiffre d’affaires et qu’il est possible de le prouver à votre hiérarchie ! 

Le retour sur investissement peut vous permettre de justifier vos dépenses

Sauf si vous êtes dirigeant de votre entreprise (cela dit, vous avez peut-être des investisseurs), vous devez rendre des comptes à votre hiérarchie. Si vous voulez organiser un événement encore plus fou l’année suivante, et obtenir plus de budget, il vous faudra prouver que votre événement cette année a été réussi. Rien de plus efficace que le retour sur investissement dans ce cas !

Le ROI vous permettra d’identifier ce qui a fonctionné et les points à améliorer

Si vous réussissez à identifier le retour sur investissement de chaque étape du process d’organisation de l’événement, vous pourrez déterminer par exemple les canaux d’invitation les plus efficaces, identifier les postes de dépenses à optimiser, choisir l’animation la plus impactante…

Comment calculer le ROI d’un événement ?

Afin de mesurer le succès d’un événement, il faut se baser sur certains critères d’évaluation mais qui varient en fonction de la nature de l’événement et de ses objectifs. Les critères de mesure seront différents qu’il s’agisse d’une conférence de presse (à destination des journalistes et des blogueurs), d’un team-building (interne à l’entreprise) ou d’un événement commercial (par exemple un lancement de produit ou la participation à un salon). Donc demandez-vous d’abord quel est l’objectif visé : améliorer l’adhésion, renforcer la motivation, fidéliser, inciter à l’achat…

Pour un événement à but commercial…

ROI = (Bénéfice de l’investissement – Coût de l’investissement) / Coût de l’investissement.

Le bénéfice peut être :

  • le panier moyen après un événement client
  • les ventes après une participation à un salon
  • les ventes des billets d’un festival

Si un investissement coûte 1000 euros et qu’il rapport 1500 euros, le retour sur investissement sera égal à : (1500-1000)/1000 soit 50%.

Mais d’autres critères importants sont à prendre en compte pour mesurer le ROI de votre événement :

  • Le Taux de Participation : Être attentif au nombre d’invités qui se sont déplacés le jour de l’événement. Souvent, et en dépit de vos efforts, il y a un taux de participation parfois décevant pour les événements à destination des journalistes (de 20 à 30%), mais ce n’est pas forcément un échec… Restez focalisé sur les participants, sur la durée de leur présence, sur l’intérêt qu’ils témoignent lors de l’événement et échangez avec eux afin de connaitre leurs impressions.
  • Les Retombées Presse : Surtout faites une veille sérieuse des retombées médias, compilez les articles parus, les reportages diffusés, les publications sur les réseaux sociaux… Les retombées presse seront toujours un bon moyen de faire parler de l’entreprise, d’augmenter sa visibilité, de générer du trafic, d’augmenter son panel de prospects… Les retombées sur les réseaux sociaux vont quant à elles favoriser la viralité de l’information et permettre d’inscrire l’événement dans le temps.
  • Le Formulaire de Satisfaction : Echanger avec les invités est aussi le meilleur moyen de percevoir leur ressenti sur l’événement. Le livre d’or est un bon outil pour savoir si l’événement est un succès. Il peut également être intéressant de recueillir les impressions à froid, au moins 5 jours après l’événement, avec un formulaire de satisfaction envoyé aux participants. Il est possible ainsi de mesurer l’impact qu’a eu la manifestation sur le public et avoir un retour sur divers aspects de l’événement tels que animations, décor, traiteur…

Les outils mis en place par Tiveria Organisations

Afin de vous aider à obtenir le meilleur ROI pour votre événement et aussi de vous permettre de le calculer et le valoriser, Tiveria Organisations propose plusieurs solutions en ligne dédiées à la bonne gestion de votre événement…

Ces outils d’abord dédiés à l’organisation, vous permettront aussi par la suite de faire une analyse claire des retombées de votre événement…

Gestion des inscriptions en ligne :
Plateforme en ligne entièrement personnalisable, elle permet la gestion des inscriptions et établie automatiquement le listing des participants. Elle vous permettra d’appréhender votre taux de retour suite à l’envoi de vos invitations et d’établir précisément le taux de participation.

Gestion de l’hébergement :
Option qui peut être mise en place en complément des inscriptions en ligne pour une prise en charge optimale des participants. Entièrement gérée en interne, elle permet d’établir les rooming lists et de gérer les relâches de chambres en toute sérénité. Elle vous évitera des dépenses inutiles liées à des « no show » non anticipés ! Ca rendra votre événement d’autant plus rentable…

Campagne d’emailing :
Pour la promotion de votre événement et susciter ainsi un maximum de participation, nous avons la possibilité de programmer l’envoie de l’invitation suivie d’une ou plusieurs relances par email à l’ensemble de vos contacts…

Envoi automatisé de sms :
Pour faciliter la communication avec les participants pendant l’événement, nous mettons à votre disposition notre service d’alerte sms qui garantit des échanges instantanés et efficaces avec l’ensemble des participants. Cela peut permettre d’annoncer en live des démonstrations, des ventes flash… et augmenter ainsi le CA de l’événement et donc son ROI !

Questionnaire de satisfaction :
Chaque événement organisé par les équipes de Tiveria est suivi d’une étude de satisfaction complète afin d’apporter les améliorations nécessaires sur des points précis. Une analyse des réponses à ce questionnaire est fournie à l’organisateur à l’issu de l’opération par votre chef de projets Tiveria.

Mesurer le ROI ou retour sur investissement d’un événement vous permettra de savoir si vous avez ou non atteint l’objectif fixé. Vous pourrez aussi vous rendre compte de son impact dans la durée. Et si l’événement est reconduit : c’est gagné !

Quelles que soient vos besoins en événementiel, n’hésitez pas à nous contacter…

Notre équipe est à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions et vous assister dans la conduite de votre projet.

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