Evénement d’entreprise sans agence - Tiveria

Ne pas organiser un événement d’entreprise sans agence !

 
Après 20 ans d’expérience événementielle, Tiveria liste les risques à organiser un voyage ou un événement d’entreprise sans agence.
Certaines entreprises choisissent d’organiser en interne leurs propres événements, tels que leurs convention, séminaire, anniversaire, voyage, etc… Elles assurent ainsi seules la production de l’événement sans recourir aux services d’une agence événementielle. En procédant ainsi, elles doivent faire face à des impératifs importants en matière de réglementation que seules les agences les plus sérieuses maîtrisent sur le bout des doigts.

Responsabilité civile, assurances, garanties financières… nous faisons ici le point sur l’ensemble des impératifs réglementaires à anticiper si vous décidez d’organiser votre événement d’entreprise sans agence événementielle.

Tout d’abord, bien comprendre que vous êtes le Responsable N°1

Si vous choisissez d’organiser un événement seul, vous deviendrez alors l’unique responsable en cas de problèmes. Pas d’agence vers qui se tourner !

Malgré votre sens du détail, des mois de travail, un pilotage irréprochable, vous ne serez pas pour autant à l’abri d’un élément imprévu qui nuira à votre événement.

Voici quelques exemples de “petits problèmes” auxquels vous pourriez être confronté et tenu pour responsable : intoxications alimentaires ou allergies, vêtements perdus, blessures lors d’une activité, accident lors d’un transfert, annulation d’un vol… et cette liste est très loin d’être exhaustive ! Donc, un conseil : préparez-vous toujours au pire pour tenter d’anticiper au maximum les conséquences des risques pouvant survenir durant l’événement.

Ainsi notez bien que vous aurez donc la responsabilité d’assurer la sécurité des personnes participant à l’événement et que vous devrez faire respecter les obligations légales (règles de sécurité, de surveillance, capacité d’accueil, respect de l’heure de fermeture, etc).

L’assurance Responsabilité Civile Organisateur : Il est obligatoire de souscrire à une assurance Responsabilité Civile Organisateur (RCO).  Ce contrat est au profit exclusif des participants. Il couvre les dommages corporels, matériels ou financiers causés aux tiers si votre responsabilité en tant qu’organisateur est engagée lors de l’événement assuré.

Voici une liste non exhaustive des dommages causés aux participants pris en charge par l’assurance RCO : Les dommages matériels et/ou corporels, y compris pendant le transport (matériel endommagé, participant blessé), les dommages matériels ou financiers « consécutifs », les dommages aux biens mobiliers des locaux (incendie, dégradations), les dommages aux biens confiés (vêtements confiés au vestiaire), la faute inexcusable, les intoxications alimentaires, les atteintes à l’environnement, la garantie « Défense Recours »…

Les contraintes réglementaires du lieu de l’événement

Les établissements recevant du public (ERP) sont définis par le Code de la construction et de l’habitation (CCH) comme « tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit sur invitation, soit moyennant une rétribution… »

Le classement des ERP s’effectue par type et par catégorie.  Dans le secteur de l’événementiel d’entreprise, il existe 3 types d’ERP :

  • Établissements spéciaux de plein air (PA)
  • Chapiteaux/Tentes et structures (CTS)
  • Salles de conférence/de spectacle (L)

Chaque type ayant un seuil maximal de personnes pouvant être accueillies à respecter.

Si votre événement se déroule en intérieur, vous devez appliquer la réglementation de sécurité de l’ERP correspondant. Cette réglementation est détaillée dans le Règlement de sécurité propre à l’établissement. Le propriétaire du lieu se doit de respecter ces règles et devra être en mesure de vous fournir ces informations.

En revanche, lorsque l’événement se déroule en extérieur, aucune réglementation de sécurité n’est obligatoire puisqu’il ne s’agit pas d’un ERP (établissement délimité par une enceinte). Néanmoins, les règles de base doivent être appliquées pour assurer la sécurité du public.

Assurer la sécurité, la prévention et l’accessibilité lors de l’événement

Sécurité des installations électriques : Dès lors que vous mettez en place une installation électrique sur le lieu de l’événement, vous pourrez faire face à des risques d’électrisation, d’électrocution, voire d’incendies. Le contrôle des installations électriques est obligatoire, dans tout établissement recevant du public.

Prévention incendie : Vérifiez avec le propriétaire du lieu la présence obligatoire d’extincteurs en cas d’incendie et évaluez le risque de réaction au feu des différents matériaux présents. Redoublez également de vigilance si vous incluez des animations impliquant des flammes telles qu’un spectacle de cracheurs de feu ou un feu d’artifices.

Accessibilité : Vérifiez les différents accès ainsi que la présence de sorties de secours. Veillez également à mettre des dispositifs pour assurer l’accessibilité aux personnes à mobilité réduite.

Équipe de secours : Si votre événement d’entreprise rassemble plus de 1500 personnes, la mise en place d’un dispositif de secours est obligatoire. Il faudra alors prévoir un poste de secours assuré par une association agréée sécurité civile telle que la Croix Rouge.

Équipe de sécurité : Engagez des vigiles pour assurer la sécurité de l’événement (vérification des sacs à l’entrée en accord avec le plan Vigipirate).

Garantir un séjour ou voyage d’entreprise

Lorsque vous organisez par exemple une convention à l’étranger sur plusieurs jours, pour laquelle vous combinez au minimum transport + logement, vous êtes considérés comme un opérateur de voyages et de séjours et cette activité doit être réglementée.

Vous devez procéder à une demande d’immatriculation obligatoire auprès d’Atout France. Établir avec une compagnie d’assurance un contrat de Responsabilité Civile Professionnelle. Et enfin, obtenir d’une société spécialisée une garantie financière.

La procédure réglementaire étant contraignante, seulement les agences événementielles sérieuses respectent la législation en vigueur.

Immatriculation Atout France : Toute personne physique ou morale organisant ou vendant un forfait touristique doit être immatriculée auprès d’Atout France.

D’après l’Article L211-2 du Code du tourisme, constitue un forfait touristique la prestation :

1° Résultant de la combinaison préalable d’au moins deux opérations portant respectivement sur le transport, le logement ou d’autres services touristiques non accessoires au transport ou au logement et représentant une part significative dans le forfait ;

2° Dépassant vingt-quatre heures ou incluant une nuitée ;

3° Vendue ou offerte à la vente à un prix tout compris.

L’immatriculation doit être renouvelée tous les 3 ans.

Garantie financière : Vous devrez avoir recours à une garantie financière si votre événement inclut un voyage. Différents organismes de garantie collective comme l’APST (Association Professionnelle de Solidarité du Tourisme), permettent aux entreprises adhérentes de dispenser à leurs voyageurs la garantie financière prévue par le Code du Tourisme.

Garantie des Services : En cas de défaillance financière de l’opérateur de voyage, la garantie des services de l’APST s’applique sous la forme de prestations de substitution semblables ou équivalentes à celles qui ont été commandées par le “client consommateur” auprès de l’opérateur. Le client pourra ainsi poursuivre son voyage ou son séjour dans des conditions satisfaisantes.

Garantie des Fonds Déposés : Lorsque pour des raisons d’ordre purement technique l’APST est dans l’incapacité de fournir sa garantie des services, elle assure le remboursement du montant des acomptes versés dans le cadre des relations contractuelles directement établies entre le “client-consommateur” et l’opérateur de voyage défaillant.

Ne pas bénéficier des conseils d’une agence…

Lorsque vous organisez en interne votre événement d’entreprise sans agence, vous ne disposerez pas des précieux conseils nécessaires. Certes, vous parviendrez probablement à organiser cet événement (souvent dans la douleur…) mais tout bien réfléchit, n’aurait-il pas été plus judicieux de recourir à :

  • La créativité d’une agence dans la conception de l’événement pour ses idées de destinations, de lieux de réception, d’animations… ?
  • Son expérience dans le pilotage de l’événement le jour J (anticipation et gestion des imprévus, respect du déroulé) ?
  • Son carnet d’adresses de sites originaux, d’artistes qualifiés, de techniciens et intervenants de qualité… ?
  • Son regard extérieur qui la rend plus à même de répondre aux objectifs de l’événement souhaités par l’entreprise comme la cohésion, la notoriété, l’image… ?

Vous disposez ainsi de la longue liste des contraintes réglementaires auxquelles vous devrez faire face si vous organisez votre événement d’entreprise sans agence événementielle. Vous devrez maîtriser absolument tout de A à Z, avec une lourde réglementation à respecter et votre responsabilité largement engagée.

Alors n’hésitez plus, faites-vous aider par une agence événementielle. C’est son métier !

En ayant recours à une agence spécialisée dans la production d’événement, votre entreprise se décharge des responsabilités et c’est l’agence qui gère entièrement l’événement…

Elle vous proposera des prestations à la carte, un service “clé en main”, et la garantie d’un événement réussi !

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